E-mail став одним із найпоширеніших методів комунікації як між співробітниками одного офісу, так і між друзями, членами одного клубу, а часом і подружжям. Але електронна пошта не завжди здатна допомогти нам у спілкуванні з іншими людьми – у цій статті давайте поговоримо про ті ситуації, коли фахівці не радять надсилати електронні листи.
Не надсилайте e-mail, коли ви маєте рацію.
Ще з дитинства ми не можемо позбавити звички говорити: «Ось бачиш, я все-таки мав рацію!» або «А я ж тобі казав». Електронні листи такого змісту дуже часто хочеться надіслати і колегі, який виявився неправим у суперечці з вами. Констатація власної правоти небажана і в «нецифровій» розмові, а в електронному листуванні, де зміст послання зберігається на комп'ютері адресата, подібні повідомлення особливо небезпечні.
Не надсилайте e-mail, коли ви не маєте рації.
У всіх нас бувають ситуації, коли ми помиляємось у своїх судженнях та вчинках – за логікою речей, після цього треба вибачитись. А найпростіший спосіб вибачитися – написати електронний лист. Але через простоту такий метод і перестав користуватися повагою. Вибачення, надіслані на e-mail, сприймуться як небажання відкрито визнати свою провину. Набагато краще хоча б подзвонити, а краще попросити вибачення віч-на-віч.
Не надсилайте e-mail, коли ви злитесь.
Прийшовши в сказ, ми можемо захотіти висловити своє почуття до винуватця поганого настрою за допомогою електронної пошти. На відміну від живого спілкування, відсутність співрозмовника дозволить нам опинитися у листі більш вільним у висловлюваннях – а з часом пошкодувати про написане. Набагато краще спочатку заспокоїтись, а вже потім вступати в контакт із співрозмовником.
Не надсилайте e-mail, коли ви не знаєте, як вчинити.
Деколи розгубленість змушує людей віддавати вказівки, у правильності яких вони не впевнені. Надсилання електронного листа лише з метою бути переконаним, що ви щось комусь наказали – не найкращий метод дій, тим більше, що ваші невірні вказівки залишаться зафіксованими на випадок розбору польотів. Кілька разів подумайте перед натисканням кнопки «Надіслати».
Не надсилайте e-mail, коли ви п'яні.
Декілька кухлів пива можуть призвести до бажання креслити лист шкільної коханої, а ящик того ж напою породжує бажання написати босу, що ви думаєте про плани реструктуризації компанії. Найкраще навіть у цей момент розуміти, що таку ідею не назвеш мудрою.
Не надсилайте e-mail, коли ви пліткуєте.
В одній із п'єс Джорджа Бернарда Шоу один із героїв, розповівши плітку, заявляє: «Якщо ви мене процитуєте, я просто відмовлюся від своїх слів». В електронній пошті це неможливо. Хіба що, якщо ви скажете, що залишили комп'ютер без нагляду або ваш ящик зазнав хакерської атаки. У жодну з історій, до речі, ніхто не повірить.
Не надсилайте e-mail, коли це буде відповідь на соту відповідь.
Величезна кількість написів «Re:» у темі листа говорить про те, що настав час зав'язувати з листуванням і підняти трубку телефону. Математики підрахували, що якщо десять людей намагатимуться за допомогою електронної пошти домовитися, до якого з чотирьох ресторанів піти, для цього потрібно близько мільйона листів. Іноді легше досягти угоди за потужності язика та вух, а не пальців та очей.
Не надсилайте e-mail, коли вам нема чого додати.
Сьогодні наприкінці деяких листів роблять приписку «Відповідь не є обов'язковою». Це спроба відгородитися від людей, які не можуть допустити, щоб чийсь лист виявився останнім у листуванні. Часто це виливається в нескінченні «Спасибі», «Нема за що», «Звертайтеся, якщо що», «Було приємно з вами співпрацювати» і т.д.
І нехай електронна пошта буде вашим другом і соратником, а не дрібним шкідником, який заважає роботі та особистому життю.