Статуси оцифрування трудової книжки в ПФУ
Пенсійний фонд України надав роз’яснення щодо значень статусів обробки наданих для оцифрування трудових книжок, зокрема найпоширенішого серед них – “В роботі”. Раніше Фонд соціального страхування вже пояснював порядок оцифрування для роботодавців та найманих працівників після закінчення встановленого терміну. Громадяни й надалі надсилають паперові трудові книжки для внесення інформації до Реєстру застрахованих осіб, а стан обробки можна перевірити в особистому кабінеті. У відомстві підкреслили, що тривале перебування документів у статусі “В роботі” саме по собі не свідчить про наявність проблем.
Згідно з інформацією Пенсійного фонду України, громадяни або роботодавці надсилають скановані копії трудових книжок через вебпортал електронних послуг, а відстежити стан обробки можна у вкладці “Мої звернення”. Під час процесу оцифрування документи проходять через кілька статусів, кожен з яких має певне значення:
- “Подано” – документи успішно завантажено та зареєстровано в системі, очікують початку обробки;
- “В роботі” – фахівці Пенсійного фонду перевіряють документи та вносять дані до Реєстру застрахованих осіб;
- “Виконано” – документи оброблено, дані внесено до Реєстру, процедуру завершено;
- “Скасовано виконання” – документи не можуть бути оброблені.
У фонді уточнили, чому статус “Скасовано виконання” з’являється найчастіше. Як правило, причиною є нечіткі або неповні скан-копії, відсутність необхідних сторінок, помилки під час завантаження, невідповідність документів встановленим вимогам.
Пояснили, що означає статус “В роботі”
Найбільше запитань у користувачів викликає саме статус “В роботі”, адже багато хто помилково вважає, що тривале перебування документів у такому стані свідчить про проблему. У Пенсійному фонді пояснили, що цей статус підтверджує лише те, що звернення зареєстровано, а документи знаходяться на одному з етапів перевірки. Найчастіше це означає, що документи стоять у загальній черзі на обробку, а фахівці ще не завершили перевірку коректності та повноти поданих сканів.
Тривалість обробки залежить від обсягу звернень, складності перевірки документів та необхідності додаткового опрацювання окремих записів. У фонді пояснили, чому документи різних заявників розглядаються з різною швидкістю – функціонує два типи черги: загальна та пріоритетна. До пріоритетної потрапляють документи громадян, які:
- звернулися за призначенням пенсії;
- подали заяву на перерахунок пенсії.
У таких випадках програмний комплекс Пенсійного фонду автоматично змінює черговість обробки документів, щоб уникнути затримок у призначенні або перерахунку пенсійних виплат.
Порадили, що робити при тривалому статусі “В роботі”
Якщо статус “В роботі” залишається незмінним протягом значного часу, це не означає, що документи втрачені чи не будуть оброблені. У фонді порадили не поспішати повторно завантажувати ті самі документи, а натомість перевірити, чи були надані всі сторінки трудової книжки, якісні кольорові скан-копії, на яких чітко видно записи, підписи, печатки, серію та номер документа.
Така перевірка допомагає уникнути статусу “Скасовано виконання” та прискорює загальний процес внесення відомостей до Реєстру застрахованих осіб, від якого залежить підтвердження страхового стажу для майбутньої пенсії.
Роз’яснили правила оцифрування трудових книжок раніше
Раніше “Інформатор” повідомляв, що Пенсійний фонд нагадав правила оцифрування трудової книжки, зокрема, хто саме зобов’язаний перевести паперовий документ у цифровий формат та як дізнатися, чи роботодавець вже це зробив. Також ми писали, що термін оцифрування трудових книжок минув, і Пенсійний фонд пояснював, чи зникне страховий стаж у тих, хто не встиг подати документи вчасно.