Visa та MasterCard Фото: Getty Images
Українські підприємства все частіше стикаються з необхідністю наймати співробітників, котрі мешкають та виконують роботу за межами країни. Аби перерахування коштів поза Україною відбувалося без виникнення перешкод та претензій з боку податкових органів, HR-менеджер мусить дотримуватися чіткої послідовності дій. Ремітування – це міжнародне перерахування заробітної платні на банківський рахунок найманого працівника за кордоном, і воно підпадає під регулювання валютного законодавства НБУ, Податкового кодексу та норм КЗпП. Неправильне заповнення документів чи формулювання призначення платежу нерідко призводить до відхилення банком такої операції.
Згідно з роз’ясненнями від About HR, заробітна плата за українським законодавством виплачується у гривнях. Водночас, сторони трудового договору мають право узгодити розмір заробітної плати в еквіваленті іноземної валюти, як це передбачено статтею 533 Цивільного кодексу України. Фактичне перерахування здійснюється за офіційним курсом НБУ, що діє на день виплати. НБУ дозволяє проведення таких операцій за наявності супровідних документів: трудового договору, наказу про зарахування на роботу та розрахункової відомості. Без повного комплекту документів банк має право відмовити у здійсненні переказу.
Порівняння способів виплати зарплат
Послідовна процедура для HR-менеджера складається із семи етапів. На першому кроці необхідно визначити статус працівника: якщо він є резидентом України, компанія зобов’язана утримати ПДФО у розмірі 18%, військовий збір 1,5% та нарахувати ЄСВ 22%. Далі – закріпити у трудовому договорі суму заробітної плати, її еквівалент в іноземній валюті та банківські реквізити отримувача. Від працівника вимагається надати актуальний IBAN, SWIFT-код банку, а також ім’я та прізвище латинськими літерами. Після цього HR формує місячну розрахункову відомість та складає платіжне доручення.
Найбільш поширеною помилкою є невірне формулювання призначення платежу: фрази на кшталт “допомога родині” або просто “переказ” можуть призвести до блокування операції. Правильний варіант: “Заробітна плата за [місяць] [рік] згідно з трудовим договором № … від …”. Другою типовою помилкою є відсутність трудового договору та наказу про зарахування на роботу. Третя – недотримання податкового обліку: навіть при переказі коштів на закордонний рахунок, компанія мусить утримати та сплатити всі податки до українського бюджету.
Якщо працівник є нерезидентом, ставка ПДФО визначається на основі угоди про уникнення подвійного оподаткування, укладеної між Україною та країною його резидентства. У більшості випадків застосовується ставка 15% або 18%. Усі документи необхідно зберігати протягом щонайменше трьох років – це стандартний термін для податкових перевірок.
Серед практичних інструментів для здійснення виплат можна виділити сервіси Wise Business та Revolut Business. Вони дають можливість заощадити на комісіях при проведенні великих транзакцій. Також рекомендується регулярно оновлювати банківські реквізити співробітників, оскільки рахунки за кордоном змінюються частіше, ніж українські.
Чек-лист допоможе уникнути відмови банку
Перед кожним перерахуванням HR-менеджер повинен перевірити сім ключових пунктів. Трудовий договір має містити умови оплати та реквізити банківського рахунку. Працівник – надати актуальний IBAN та SWIFT-код. Призначення платежу – чітко вказувати на заробітну плату та конкретний розрахунковий період. Суми утриманих ПДФО та військового збору – мають бути відображені у розрахунковій відомості. Наказ про прийняття на роботу та розрахункова відомість – повинні бути наявною. Переказ – здійснюється через банківську установу або сервіс, що має відповідний дозвіл. Копії всіх документів – зберігаються в особовій справі.
Якщо компанія залучила іноземного фахівця, наприклад, маркетолога з Грузії, HR попередньо перевіряє наявність угоди про уникнення подвійного оподаткування та застосовує відповідну податкову ставку. Всі документи зберігаються для можливих перевірок. Якщо ж працівник-резидент часто змінює країну свого перебування, кожну таку зміну слід фіксувати у додаткових угодах до трудового договору. Це слугує захистом для компанії у випадку виникнення розбіжностей з банком чи податковою службою.
Нові умови SWIFT-переказів та контроль за міжнародними платежами
monobank припинив стягнення комісій за всі міжнародні SWIFT-перекази для фізичних осіб та бізнес-клієнтів. Це рішення стосується як вхідних, так і вихідних платежів. Про це 10 червня повідомив один із співзасновників банку, Олег Гороховський. Раніше середня комісія за SWIFT-переказ для клієнтів становила близько 1000 грн. Для компаній, які регулярно здійснюють виплати заробітної платні закордонним працівникам через monobank, це означає суттєву економію. Важливо відзначити, що скасовано саме комісію monobank – комісії банків-кореспондентів, які від нього не залежать, можуть залишатися актуальними.
При сумах, що перевищують 400 000 грн на рік за одним рахунком, обов’язково активується система фінансового моніторингу. Додатково, Україна є учасником системи CRS-обміну інформацією, отже, іноземні банки також передають відомості про рахунки українських резидентів. Банки зобов’язані перевіряти будь-які закордонні перекази, а також перекази коштів, що перевищують 400 тисяч гривень. Саме тому належне оформлення трудових документів та призначення платежу є не просто формальністю, а реальним захистом компанії від претензій з боку контролюючих органів.