Трансформація трудових книжок у цифровий вигляд після завершення терміну
Завершується законний п’ятирічний період для перетворення трудових книжок у цифровий формат 10 червня 2026 року, проте подання документів щодо трудового стажу до Пенсійного фонду можливе і після цієї визначеної дати. У Фонді офіційно запевнили: жодних штрафних санкцій за затримку не передбачено. Роботодавці та наймані працівники матимуть змогу безперешкодно надавати документи для оцифрування й надалі. Це означає, що встановлена дата є орієнтиром, а не суворим обмеженням з юридичними наслідками.
В ефірі телеканалу “Перший” Суспільного мовлення про це розповів, як інформує офіційний канал Пенсійного фонду, Олександр Малецький, заступник Голови правління ПФУ з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації. За його словами, як роботодавці, так і наймані працівники зможуть без будь-яких перешкод подавати до Фонду відомості про періоди працевлаштування та стаж для оцифрування після 10 червня. Малецький також пояснив причину вибору саме цієї дати як кінцевої для п’ятирічного процесу — відповідь він надав безпосередньо в ефірі програми.
Основна мета процесу оцифрування — зберегти інформацію про трудову діяльність, що мала місце до 1 січня 2004 року, оскільки саме ці дані не потрапляють до системи автоматично.
Паперова трудова книжка втратить актуальність
Відсутність електронної версії трудової книжки не призведе до анулювання страхового стажу. Однак паперові документи можуть бути загублені або пошкоджені, і в таких ситуаціях підтвердити стаж без електронної копії буде значно складніше.
Стаж, набутий після 2004 року, враховується автоматично на основі даних державного реєстру застрахованих осіб, тому підтвердження в електронному вигляді для цього пізнішого періоду не є обов’язковим.
Як переглянути та надати документи для цифровізації
Для перевірки, чи вже оцифровано дані, необхідно увійти до персонального кабінету на вебпорталі електронних послуг ПФУ, використовуючи КЕП, BankID або через Дія.Підпис. У меню ліворуч слід обрати пункт “Електронна трудова книжка”, натиснути кнопку “Дані ЕТК” та перейти до вкладки “Відцифрована ЕТК”.
Відсутність електронного аналога не спричиняє анулювання страхового стажу. Доступ до електронної трудової книжки також можливий через мобільний застосунок “Пенсійний фонд”.
Формально процес оцифрування покладається на роботодавців, але у ПФУ зазначають, що це радше рекомендація, аніж вимога. Тому працівникам варто самостійно звірити, чи внесено їхні дані до електронного реєстру. Якщо ні — трудову книжку можна подати через вебпортал електронних послуг ПФУ самостійно.
Що слід знати про внесення стажу до цифрового реєстру
Законодавством визначено п’ятирічний строк для трансформації трудових книжок у цифрову форму — з 5 лютого 2021 року до 10 червня 2026 року. Раніше Informator докладно висвітлював, що станеться зі стажем після завершення терміну та чи дійсно варто поспішати. Якщо не оцифрувати трудову книжку, нічого не зміниться і стаж не буде анульовано, адже в законі вказано, що оцифрування має рекомендований характер.
Україна переходить на електронний формат обліку трудової діяльності, що надає кілька переваг: надійне збереження відомостей без ризику втрати паперової книжки, швидкий онлайн-доступ до інформації, спрощення процедур під час оформлення пенсії та інших виплат. Важливість ретельної підготовки документів перед їх завантаженням до реєстру Фонд підкреслював неодноразово.
Аудит та збереження трудових відомостей перед цифровізацією
Перед процесом оцифрування документів про трудову діяльність важливо ретельно перевірити коректність їх заповнення, за необхідності виправити виявлені неточності і лише після цього сканувати та завантажувати документи на вебпортал Пенсійного фонду України. Такий обов’язковий попередній крок Informator раніше детально описував у матеріалі про проведення аудиту трудової книжки перед її цифровізацією. Такий підхід дозволяє уникнути некоректних записів у цифровому реєстрі, які згодом доведеться виправляти через окреме звернення до Фонду.
Оцифрування полягає у переведенні паперових документів в електронний формат, що забезпечує надійне зберігання відповідної інформації та знижує ймовірність втрати чи пошкодження паперів. Детальніше про правила цього процесу Фонд нагадував у своєму офіційному зверненні до роботодавців та працівників. З 1 січня 2004 року в Україні функціонує поняття “страховий стаж”, і при обчисленні пенсії до уваги береться виключно стаж, підтверджений офіційно.