Цифровізація трудової книжки
Пенсійний фонд України роз’яснив, яким чином коректно оцифрувати паперову трудову книжку, хто мусить це зробити і як переконатися, що роботодавець вже завантажив відомості про працівника. Схожі практичні настанови щодо важливості проведення аудиту трудової книжки перед переведенням документа в електронний формат, Фонд надавав раніше у своєму матеріалі. Цього разу відповіді на актуальні запитання в прямому ефірі програми “Ранок вдома” на телеканалі “Дім” надав Олександр Малецький, заступник Голови правління ПФУ з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації.
Ключова мета оцифрування – зберегти інформацію про трудову діяльність до 1 січня 2004 року. Паперові документи можуть бути загублені або пошкоджені, і в таких обставинах підтвердити стаж без електронної копії буде складніше.
Формально процес оцифрування покладається на роботодавців, проте у ПФУ зазначають, що це радше порада, аніж зобов’язання. Тому працівникам варто самостійно перевірити, чи внесені їхні дані до електронного реєстру. Якщо ні – трудову книжку можна подати через вебпортал електронних послуг ПФУ самостійно.
Олександр Малецький, заступник Голови правління ПФУ з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації
Для самостійного завантаження скан-копії, необхідно увійти до особистого кабінету на вебпорталі ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), обрати у розділі “Комунікації з ПФУ” підрозділ “Відомості про трудові відносини”, заповнити загальні дані, надати згоду на обробку персональних даних та завантажити кольорові скан-копії сторінок у форматі PDF або JPEG.
Для перевірки, чи вже оцифровані дані, необхідно увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг ПФУ за допомогою КЕП, BankID або через Дію.Підпис, у лівому бічному меню вибрати пункт “Електронна трудова книжка”, натиснути кнопку “Дані ЕТК” та перейти у вкладку “Відцифрована ЕТК”. Також доступ до електронної трудової книжки надається за допомогою мобільного застосунку “Пенсійний фонд”.
Що варто врахувати перед завантаженням документів
Перед оцифруванням документів про трудову діяльність важливо провести їх попередній аудит: ретельно перевірити правильність заповнення, за необхідності виправити виявлені неточності та лише після цього сканувати та завантажувати документи на вебпортал Пенсійного фонду України.
Вимоги до скан-копій є чіткими: скани повинні бути кольоровими та чіткими, відображати всі реквізити документа – назву, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи та ПІБ власника; рекомендована роздільна здатність – 300 dpi, а розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 Мб.
Стаж після 2004 року враховується автоматично на основі даних державного реєстру застрахованих осіб, тому підтвердження в електронному вигляді для цього періоду не є обов’язковим. Разом з тим, якщо не оцифрувати трудову книжку, нічого не станеться і стаж ніхто не скасує. До того ж у законі зазначено, що оцифрування є рекомендованим.
Що відомо про перехід до цифрового обліку трудового стажу
Українцям відвели п’ять років для оцифрування даних трудових книжок – з 5 лютого 2021 року до 10 червня 2026 року. За цей час потрібно подати документи для їх оцифрування до Пенсійного фонду. Про те, що відбудеться зі стажем після дедлайну і хто першочергово має подбати про цифрову копію, Informator детально писав у матеріалі про терміни завершення цього процесу. Відсутність електронної копії трудової книжки не призведе до втрати страхового стажу.
Доступ до електронної трудової книжки забезпечено також через мобільний застосунок “Пенсійний фонд”. Крім того, ПФУ запровадив можливість оперативного подання роботодавцями відомостей про прийняття працівника на роботу, переміщення, звільнення та поновлення на роботі в режимі реального часу. Перевірити свій цифровий документ онлайн можна самостійно, і як це зробити, Фонд роз’яснював у попередній публікації на цю тему. Україна переходить на електронний формат обліку трудової діяльності, що має кілька переваг: надійне зберігання даних без ризику втрати чи пошкодження паперової книжки, швидкий доступ до інформації онлайн та спрощення процедур під час оформлення пенсії та інших виплат.