Фото жінки за комп'ютером – Getty Images
Україна переходить з паперових трудових книжок на електронні. Українцям радять не відкладати оцифрування документів, адже через несвоєчасну процедуру можна втратити частину страхового стажу або затримати призначення пенсії. Як зазначено в законі, перехід на електронний формат трудових книжок розпочався 10 червня 2021 року. На цей процес було відведено п'ять років, тобто термін оцифрування закінчується 10 червня 2026 року.
Це передбачено Законом № 1217 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо електронного обліку трудової діяльності працівників», прийнятим ще у 2021 році.
Як відбувається діджиталізація
Відскановану копію трудової книжки для оцифрування до Пенсійного фонду України через веб-портал електронних послуг Фонду може подати як працівник, так і його страховик, зазначають у ПФУ. Для цього необхідно мати відскановані кольорові копії всіх сторінок трудової книжки в хронологічному порядку та відповідні документи, які містять записи з оригіналів трудової книжки або інші документи, що підтверджують стаж роботи.
Скановані копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються у хронологічному порядку та повинні відповідати таким вимогам:
- має бути кольоровим та прозорим;
- відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, повне ім'я власника) та самі записи (рекомендована роздільна здатність сканування – 300 dpi);
- формат зображення має бути .jpg або .pdf;
- Розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ.
Усі документи, що впливають на розрахунок стажу, необхідно завантажити до електронної трудової книжки. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про освіту, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи. Наприклад, до 2004 року для стажу враховувалося навчання на денній формі навчання у вищих навчальних закладах. Якщо у вас є диплом за відповідні роки, відскануйте його та додайте до системи.
Інструкції для роботодавців та працівників
Щоб роботодавець міг внести дані про працівника, він повинен:
- увійдіть до свого особистого кабінету на порталі portal.pfu.gov.ua. Для цього вам потрібно авторизуватися – за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або через BankID (за номером банківської картки), або за допомогою Diya. Signature;
- Далі виберіть розділ «Інформація про трудові відносини працівника». Тут ви можете завантажити скановані копії паперових документів.
Додати скановані копії документів прийнятим працівникам або створити електронний запис, до якого додаються скановані копії документів, можна в розділі «Зв’язки з ПФУ» (пункт «Інформація про трудові відносини»).
Де працівник може дізнатися, чи його трудову книжку оцифрували?
Після оцифрування інформація про трудову діяльність працівника відображається в його особистому кабінеті на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України. Інформація про трудову діяльність зберігається в розділі «Електронна трудова книжка» (на головній сторінці в лівій панелі). Для перегляду записів у трудовій книжці в цьому розділі виберіть вкладку «Дані ЕТК». На вкладці «Записи в трудовій книжці (за SPOV)» відображається інформація про трудові відносини працівника, яка автоматично формується на основі даних звітів роботодавців (не раніше за період з 01.01.1998).
Вкладка «Оцифровані ETC» містить дані за результатами оцифрування інформації про трудові відносини згідно з наданою відсканованою трудовою книжкою. Вкладка «Відскановані копії трудової книжки» містить відскановані копії паперової трудової книжки (наданої застрахованою особою або страхувальником).
Водночас, на головній сторінці в особистому кабінеті особи містяться зведені дані про набутий страховий стаж, який розраховується автоматично відповідно до вимог Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» (деталі «Загальний страховий стаж» – вкладка «Страхові дані, доступні в системі пенсійного страхування»). Крім того, у розділі «Мої заяви», у пункті «Повідомлення», можна переглянути статус заяви. Якщо під час обробки сканованих копій виявлено розбіжності в оформленні трудової книжки або змісті записів, зазначається відповідний коментар спеціаліста, який опрацьовував документи.
У ПФУ наголошують, що електронна трудова книжка наразі містить дані про основне місце роботи, починаючи з 2004 року. Якщо трудова діяльність працівника розпочалася раніше, додати інформацію про це можна особисто, надіславши скановані копії документів. На веб-порталі ПФУ страховий стаж обчислюється з 1 січня 2004 року, що пов'язано з прийняттям Закону України «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування» № 1058-IV, яким було запроваджено поняття «страховий стаж». До цього стаж вважався трудовим. Період стажу до 01.01.2004 року зараховується на основі записів у трудовій книжці та інших документів.
Чи потрібно індивідуальному підприємцю робити запис в електронній трудовій книжці?
Індивідуальний підприємець робить запис в електронному реєстрі праці, якщо у нього є працівники, та вносить дані про них.
Щодо власної підприємницької діяльності, вам не потрібно робити жодних записів в електронній трудовій книжці.