Завдання не з легких? Наскільки можливо самостійно перевести в цифровий формат трудову книжку

Фото: kadrovik.ua (ілюстративне)

Процедура переведення інформації з трудових книжок в електронну форму діє з 10 червня 2021 року. Згідно із Законом України №1217-ІХ, вона має бути завершена 10 червня 2026 року. У ПФУ заявляють, що за п’ять років дії електронного обліку копії трудових у цифровому вигляді надали десятки тисяч осіб. Складно уявити, як їм це вдалося, оскільки зараз це завдання підвищеної складності.

Відповідно до інструкції

На громадян України, котрі вважали, що переведення трудової в цифровий формат – це турбота їхнього роботодавця, очікують погані новини. Згідно із законодавством, таке оцифрування може здійснювати як роботодавець, так і громадянин самостійно, але роботодавці не мають бажання брати на себе цей додатковий тягар. Отже, переведення трудової книжки в цифровий формат – це відповідальність кожного, у кого є стаж до 2004 року.

І коли ми вживаємо слово «відповідальність» – це не просто вислів, а реальна проблема.

На перший погляд, в інструкції немає нічого важкого. Для внесення стажу до 2004 року онлайн потрібно зайти на вебпортал електронних сервісів Пенсійного фонду України за допомогою КЕП (Кваліфікованого електронного підпису), перейти в розділ «Зв’язок з ПФУ», потім вибрати опцію «Інформація про трудові відносини». Завантажити кольорові копії документів (трудова книжка, диплом тощо) у форматі PDF.jpg”https://portal.pfu.gov.ua”>вебпортал електронних сервісів Пенсійного фонду України, можна переглянути тут. Або ось детально описувала процес журналістка Коротко про.

Але «розуміти, як зробити» і «зробити» – це, як кажуть в Одесі, велика різниця.

Як це виглядає насправді

Насправді це не працює зовсім – принаймні у мене. Протягом останнього місяця я намагалася завантажити скан-копії багато разів, але після попередження підготувати документи портал виключає мене із системи. У друзів ситуація не краща.

– Я намагаюся завантажити сторінки з січня, поки що нічого не вийшло, – говорить Марія, яка зараз живе в Португалії. – Подзвонила на гарячу лінію, мені запропонували приїхати в Україну та відвідати відділення ПФУ особисто. Чудова пропозиція. Звичайно, тисячам людей простіше подолати всю Європу, ніж ПФУ налагодити функціонування сайту. Як завжди, будь-який державний сервіс ніби спеціально роблять максимально незручним і максимально непрацюючим, щоб виснажити людям всі нерви!

Олені, яка зараз проживає в Києві, пощастило трохи більше, але не повністю:

– Я завантажила копії сторінок, але портал повідомив мені про «технічний збій». Зачекала два місяці, записалася на зустріч у відділення ПФУ. Прийшла – а там жах! Велика кількість людей – хтось за попереднім записом, хтось без запису, хтось без черги намагається пройти. Люди дуже роздратовані, співробітники також не дуже ввічливі. Через декілька годин потрапила до кабінету, і працівниця мені сказала, що нічого не може зробити – потрібно чекати обробки. Скільки чекати – не повідомила. Єдине, що я почула: ви забираєте наш час, йдіть вже у своїх справах. І ще «заспокоїли»: якщо до червня не встигнете, все одно ваша трудова залишиться дійсною, просто на пенсію доведеться довше оформлюватися, десь три місяці.

Киянка Світлана завантажила свої копії у жовтні 2025 року. Все пройшло успішно, але на сторінці оновлений стаж не з’являвся.

– Через місяць-півтора я звернулася до ПФУ, вони там щось зробили і говорять: все добре, – розповідає Світлана. – Повернулася додому – справді, все завантажилося. Але чи вийшло б так без візиту до відділення, не знаю.

Чим гірше, тим краще?

Взагалі рекомендувати людям їхати з інших країн з паперовими трудовими книжками в Україну через непрацюючий сайт – це не зовсім нормально. Така поїздка вимагає багато часу та грошей, але коли це когось турбувало? Складається враження, що у вітчизняних державних установах все як завжди, і основна мета – зробити звичайну справу максимально складною для виконання.

Досить згадати, що відбувається щороку з ідентифікацією і скільки нервів це коштує українським пенсіонерам.

Або такий приклад: зараз багато українських матерів з дітьми в Європі перестали отримувати допомогу на дітей, оскільки для цього потрібна довідка, що вони не отримують допомогу на дітей в Україні. А в Україні їм просто не відповідають на запити! І з цим нахабним ігноруванням нічого не можна зробити, оскільки все списують на війну, на велику кількість роботи, а найчастіше взагалі ніяк не пояснюють.

І зараз так само з цими трудовими. Я не розумію, навіщо потрібно, щоб все населення було постійно на межі нервового зриву «на порожньому місці»? В умовах, коли у відділеннях ПФУ, крім величезних черг і грубості, нічого не отримаєш, електронні сервіси могли б стати порятунком. Але ні, портал не працює, і ніхто нічого не робить. Заявляють, що у них все добре, а черговий «технічний збій» пояснюють великою кількістю звернень. А навіщо було навантажувати на Пенсійний фонд ще й субсидії та соціальні виплати, коли він навіть з пенсіонерами впоратися не може? Чим гірше, тим краще? Схоже, це гасло українських державних установ.

А що, якщо все ж таки не вийде?

Поки українці по всьому світу намагаються завантажити скан-копії, у Пенсійному фонді запевняють: відсутність переведеної в цифровий формат трудової книжки після 10 червня 2026 року не вплине на страховий стаж працівників. Навіть більше: незважаючи на кінцевий термін 10 червня, оцифрування трудових книжок в Україні продовжуватиметься і надалі.

Основні причини таких намірів – значна кількість не оцифрованих книжок та ускладнення, викликані воєнною агресією РФ: втрата архівів, переміщення підприємств, пошкодження та знищення матеріальних носіїв інформації. Підприємства на тимчасово окупованих і звільнених територіях втратили можливість повноцінно займатися кадровою роботою, багато установ взагалі припинили діяльність через воєнні дії.

27 листопада 2025 року у Верховній Раді було зареєстровано проєкт закону №14257 щодо продовження терміну оцифрування. Відповідно до проєкту, відомості про трудову діяльність працівників включатимуть до Державного реєстру застрахованих осіб протягом дії воєнного стану та ще три роки після його завершення. Разом з тим, відсутність оцифрованої трудової книжки після 10 червня 2026 року не призведе до втрати стажу, оскільки інформація про страховий стаж після 2004 року вже є у системі персоніфікованого обліку. За потреби періоди до впровадження системи можна подати в паперовому вигляді до територіального органу Пенсійного фонду або через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ.

Проте, судячи з фотографії документа на порталі ВР, з 1 грудня 2025 року проєкт закону не просувається. Заявляють, що потрібно розробити нову редакцію.

Будемо чекати, наші трудівники. Розробляйте.