У діяльності організації неможливо уникнути вказівок різного роду: наказів, розпоряджень, інструкцій, завдань тощо. Завдання керівника – вибрати, як їх віддавати.
У чому важливі відмінності поняття «наказ» від поняття «розпорядження»?
Розпорядження, на відміну від наказу, не передбачає беззаперечного підпорядкування та виконання, а є лише зазначенням найбільш відповідного рішення, форми дії. Таким чином, якщо відповісти ще більш простою і зрозумілою мовою, наказ вимагає підпорядкування, а розпорядження лише згоди.
Тим не менш, щоб не було різнопланових тлумачень, краще, якщо в компанії наказ і розпорядження мають рівну силу і вимагають саме підпорядкування та строгого виконання описаного. При цьому накази поширюються на діяльність усієї компанії, виходять тільки від генерального директора і підписані ним, а розпорядження охоплюють лише невелику область і віддаються, наприклад, для виконання будь-якого завдання або доручення конкретному співробітнику або поширюються на весь відділ або ситуацію, що склалася. Підписувати розпорядження мають право усі керівники відділів та підрозділів.
Хто комусь може давати розпорядження?
У створеній системі давати завдання співробітнику може лише один керівник. Уявіть ситуацію: здійснюючи контроль торгового залу, керівник змушує консультантів переставити товар із однієї полиці на іншу. Через годину приїжджає керуючий і вимагає зробити зовсім іншу дію. Який стан безпосереднього виконавця? А якщо його при цьому ще й звинуватили в тому, що він не проконтролював, щоб усе стояло, як треба? Співробітник відчуває хаос. Саме тому, навіть якщо коригування безпосереднього керівника було неправильним і потрібно все повернути на свої місця або поставити зовсім по-іншому, це розпорядження в нашому прикладі мало йти по вертикалі від керівника через керівника до виконавця. Мотивованим чи невмотивованим буде розпорядження повернути все як було, не відіграє ролі. При цьому керівник вищого рангу має право давати розпорядження, що належать до всього відділу або поширюються на зміну ситуації, що склалася.
Розглянемо ще одну абсолютно банальну стандартну ситуацію, що дає право існування іншої форми передачі завдань співробітнику. Припустимо, керівник відділу реклами підпорядковується безпосередньо генеральному директору. Генеральний директор коригує план кампанії, погоджує замовлення виготовлення рекламної продукції. При цьому, припустимо, завдання на заміну рекламних наклейок, що зносилися, на автомобілі може надійти від начальника автопарку фірми. Уявіть, скільки часу було б витрачено на непотрібні операції з рухом службових записок від транспортного відділу через генерального директора до спеціаліста з реклами. Проте під час роботи спрощеної схеми виконавцю, у разі, фахівцю з реклами, необхідно включити це у план своїх робіт, не проводячи через гендиректора.
Як досягти того, щоб розпорядження не суперечили наказам і навпаки?
Забезпечити узгодженість, уникнути дублювання, а також втрати документів може лише налагоджена система документообігу.
Що має бути головним: положення, стандарти чи робочі інструкції?
Жоден із цих документів не повинен суперечити один одному. Не варто намагатися виділити щось головне. Усі документи, що регламентують діяльність організації, повинні мати рівну силу і працювати узгоджено, в комплексі.
У якій формі давати розпорядження?
Пишіть розпорядження та передавайте їх лише на папері, вимагайте підпису – це частина системи, не менш ефективна, ніж інші її складові.
Чи потрібний підпис виконавця на документі? Візування співробітником документів не завжди демонструє його принципову згоду та бажання виконувати, але може його дисциплінувати. Але повернемося трохи назад і згадаємо про психологічний аспект, що дозволяє однозначно стверджувати, що немає жодної різниці між сказаним і написаним. Розпорядження має бути виконане у будь-якому випадку.