Постійне зростання кількості відеозустрічей і нескінченний потік інформації можуть значно знижувати продуктивність керівника. Олександр Хлевнюк, Chief Revenue Officer компанії Ideals, поділився власним досвідом інтеграції ШІ-помічника. Він допоміг підвищити ефективність роботи, оптимізувати робочі процеси та зберегти час для ухвалення рішень
Подарунок для справжніх лідерок та лідерів
Сертифікат Forbes — 365 днів доступу до якісної аналітики, інсайтів та історій успіху, що змінюють мислення. Купуйте зараз
Час і увага керівника – цінний і невідновлюваний ресурс, розпорошення якого може обернутися цілком відчутними фінансовими втратами для бізнесу. На певному етапі я відчув, що моя ефективність знижується, і класичні методи розвʼязування проблем не спрацьовують.
Поясню. Я керую міжнародною ІТ-компанією. У нашому бізнесі й до пандемії багато робочих процесів відбувалося онлайн. Після COVID-19 інтенсивність онлайн-взаємодії відчутно зросла (у нас – приблизно до 95%) і поширилася за межі айтішного бізнесу в інші індустрії.
Популярне Категорія Компанії Дата 25 квітня Захист від санкцій. Родина Порошенків хоче через суд розділити активи на 17 млрд грн. Чи можливо це попри санкції проти експрезидента?
Типовий робочий день сьогодні – це нескінченний потік відеодзвінків через Zoom, Meet, Teams. Часто без перерв і можливості зафіксувати деталі. До 50% важливої інформації просто втрачається, адже немає часу на її обробку. Зустрічі часто проходять без можливості поглибленого обговорення, як це було б у звичній офісній атмосфері.
Чому б не додати асистента до процесу? Більшість моїх дзвінків – це тет-а-тет зустрічі з управлінцями, де присутність третьої особи недоречна. Однак навіть для менш конфіденційних зустрічей обробка великих обсягів інформації щодня стає складною. Одного разу я опинився перед вибором: провести сім зустрічей поспіль чи обмежитися трьома, щоб мати час зафіксувати їхні підсумки.
Тоді я зрозумів, що настав час інтегрувати в робочий процес ШІ-помічника. За кілька місяців він став невіддільною частиною мого щоденного розпорядку. Переконаний: мій досвід пошуку відповідних систем і їх інтеграції в роботу буде корисним багатьом керівникам.
Знайти кращого з кращих
ШІ-індустрія стрімко розвивається, кількість інструментів зростає. Але знайти по-справжньому ефективне рішення під конкретний запит не так уже й просто.
Для початку я склав список продуктів, які найчастіше з’являються в професійних оглядах і дискусіях. Потім почав розбиратися, хто саме стоїть за цими рішеннями.
Для мене завжди важливо розуміти, наскільки зрілим є розробник. Скільки людей працює в компанії, як вона зростає, які процеси відбуваються всередині. Для цього використовую LinkedIn. Він має звіти, що дають змогу оцінити кадрову динаміку компанії. Цей підхід я застосовую вже давно, зокрема для оцінки потенційних партнерів або підрядників.
Під час вибору ІТ-рішення також варто з’ясувати, чи розвивається компанія за власні кошти, чи залучає інвестиції. Назва останнього інвестиційного раунду свідчить про стадію розвитку компанії – Seed (посівна) або Round A чи B (більш зрілі етапи). Ця інформація добре структурована на порталі Crunchbase.
Наступний фільтр – відгуки співробітників на Glassdoor. Це важливо для розуміння внутрішньої культури. Якщо команда поважає продукт, процеси прозорі й стабільні, то це часто свідчить про те, що рішення буде жити, розвиватися і залишатись у фокусі.
У процесі тестування ШІ-асистентів для керування зустрічами я випробував близько 10 рішень, із яких лише чотири були взяті на наступний етап – випробування в роботі з командою. Підключення, налаштування, пояснення логіки роботи колегам, з якими я найчастіше спілкуюся.
Одним із головних фільтрів для мене була простота використання. Щоб інструмент працював по-справжньому ефективно, важливо, аби він був інтуїтивно зрозумілим і не вимагав від користувача спеціальних знань. Адже, по суті, хороший ШІ-продукт – це не іграшка для ґіка, а помічник, який непомітно вбудовується в повсякденну роботу.
Обрати кращого з кращих
Одним із продуктів, що пройшли первинний відбір, був TL;DV. Непоганий інструмент, який охоплює широкий спектр завдань: інтеграція із Zoom, відстеження розмов, процесів продажу, клієнтської підтримки. Проте в частині управління зустрічами він виявився не дуже ефективним.
Продукт не передбачає відстеження й керування завданнями, відсутня можливість обрати виконавця й контролювати статус. Показовим став випадок, коли система згенерувала звіт про зустріч, яка так і не відбулася, оскільки хедлайнер не зміг приєднатися, а дзвінок завершився через п’ять хвилин після початку.
Попри це, система створила дуже креативний звіт: «Обговорено завдання з маркетингу, окреслено плани, визначено подальші кроки». На цьому тестування продукту завершилося.
Ще один інструмент – Fireflies – спочатку викликав довіру. Згодом з’ясувалося, що система з помилками розпізнає українську мову та допускає спотворення при перекладі на англійську.
Перевантажений інтерфейс ускладнював роботу – бракувало тієї самої інтуїтивності, яка є одним із ключових критеріїв для мене.
Попри наявність необхідних функцій, між завданнями, порядком денним і підсумками не було зв’язку – усе доводилося обробляти вручну, що суттєво знижувало користь від продукту.
Була й інша система – Fathom. Її інтерфейс нагадував старі термінали з чорним тлом, створюючи враження, що продукт розроблений виключно для фахівців із технічним бекграундом.
У підсумку ми зупинилися на Fellow. Лише вони сфокусували продукт на розвʼязанні однієї проблеми – підвищення ефективності зустрічей без спроб охопити інші суміжні сфери.
Ставка спрацювала: у результаті вийшов продукт із чіткою структурою – учасники, теми, домовленості, дедлайни. Без зайвих функцій, інтуїтивно зрозумілий і готовий до використання без додаткового налаштування.
Як це працює
Сьогодні цифровий асистент на зустрічах – це вже не експеримент, а частина управлінської практики. У моїй роботі така система закриває одразу кілька завдань, які раніше доводилося вирішувати вручну з перемінним успіхом.
Фіксація всієї інформації. Система підключається до Zoom, Teams або Meet як учасник зустрічі, записує розмову, розпізнає мову, ділить її на блоки й прикріплює до ключових моментів таймкоди. Це дає змогу швидко повернутися до потрібної репліки без потреби переслухувати весь запис. Навіть якщо ви не були присутні, підсумковий звіт усе одно буде – структурований і стислий.
Автоматичне формування протоколу. Система виокремлює теми, фіксує домовленості, призначає виконавців і дедлайни, надаючи цілісні підсумки зустрічі. Під час спільної роботи кількох учасників у системі з’являється можливість вносити правки, залишати коментарі й синхронізуватися вже наступного дня.
Контроль виконання. Якщо завдання не виконане, воно знову з’являється в порядку денному наступної зустрічі, з’являються нагадування й вказівки щодо відповідальних. Усе це відбувається всередині системи, без підключення додаткових сервісів.
Легке впровадження. Помічник починає працювати одразу, без інтеграцій, навчання чи допомоги IT-фахівців.
За годину до наступної зустрічі я отримую стислий нагадувальний звіт про попередню з прийнятими рішеннями, відкритими питаннями й коментарями. Це дає змогу не повертатися в минуле, а одразу продовжити роботу з потрібного місця.
Не диво і не мода
ШІ працює як інтерфейс до самого себе: підсилює важливе, відсікає зайве, допомагає чути, бачити й діяти точніше. Технології розвиваються, попри нашу готовність до них. Їх не потрібно схвалювати чи любити – достатньо розуміти, що вони змінюють правила гри.
Поки одні витрачають сили на звичну рутину, інші вже вивільнили ресурси для ідей, масштабування та зростання. У сучасному бізнесі швидкість мислення і глибина уваги стають активом, і ШI допомагає цей актив зберегти.